生徒を守るためには、災害や事故といった緊急時の対応を事前に準備をしておくことが大切です。東日本大震災の経験から緊急連絡の見直しを行う学校が増えてきており、ITの発達により連絡方法は様々なツールが活用されるようになってきました。今回のコラムでは、学校が率先して生徒の安否を確認できる環境を整えることの重要性と、安否確認システムについてお伝えしていきたいと思います。
安否確認システムの重要性
●安否確認システムとは
安否確認システムとは緊急事態の発生時に生徒の安否情報を確認するシステムです。一斉メール配信・集計状況の確認・掲示板といった機能を標準装備しているものがほとんどです。インターネットにつなげる環境であればパソコン・スマートフォンなどで一斉送信や回答の状況を確認することができます。システムを導入すれば生徒の安否を短時間で把握ができ、二次的な被害を最小限におさえることができます。2011年の東日本大震災の安否確認では、電話が集中しすぎて連絡がとれず、復旧にも時間がかかったことをきっかけに本格的に普及しはじめました。
●安否確認システムの重要性
安否確認システムが確立されていないと、災害発生時に生徒の安否確認に多くの期間と手間を要してしまいます。大規模な地震や台風が発生した際に、怪我人・行方不明者・帰宅困難者などがいないか生徒の状況を速やかに確認し、対応する必要にせまられます。自然災害の他にも通学途中の事故・事件に巻き込まれる可能性もありますので、情報を共有することにより生徒を守ることができます。学校と家庭の間で密な情報共有を行うことで緊急時の対応速度が向上します。
安否確認システム構築時のポイントと主な機能
●個人情報保護は適切か
安否確認システムに生徒の氏名・連絡先といった個人情報が登録されますので、ハッキングなどにより情報が漏洩するようなことがあってはいけません。個人情報保護対策をしていて非公開性の高いシステムを選ぶことが重要です。システムによって管理方法やセキュリティレベルが異なりますので確認しましょう。
●通信方法の確認
災害発生時にはライフラインの遮断や電話回線のパンクなどにより、日常的に使っている手段が利用できなくなる可能性もあります。メール・アプリでの通知の他に連絡手段を用意しているか確認をしておきましょう。堅牢性が高く、災害が発生してもシステムがストップしにくいクラウドのデータセンターで運用管理を行っているサービスもあります。
●費用について
気軽に利用できる費用か確認しておきましょう。機能の充実度や使用頻度によって価格は異なります。緊急時以外にも学校と家庭との情報共有のために使用できるケースもありますので、予算と求める機能の兼ね合いを考えてメリットの高いシステムを選ぶようにしましょう。
●利用実績や導入サポートの確認も必要
災害の影響によりシステムが機能しない場合もありますので、いざというときに確実に運用できた実績があるか確認すると良いでしょう。また新しいシステムは慣れるまで時間がかかるため、提供事業者が管理者や利用者に使い方や機能の説明を行ってくれる導入時のサポート体制が充実しているかどうかも重要です。利用方法以外に運用方法のコンサルティングを行ってくれる提供事業者もあります。
●安否確認システムの主な機能
一斉メール送信
緊急事態時に管理者から個人に安否状況確認の一斉メールを配信できます。
安否状況の登録
一斉メール送信に対し受信した利用者が安否状況を登録できます。
回答状況の集計
安否の未登録者を確認し集計することができます。リアルタイムに集計を行うことで迅速な二次対応につなげることができます。
地震情報との自動連携機能
気象庁発表の地震情報などと連携し自動配信を行う機能です。災害時に管理者がすぐに指示ができない状態でも事前に設定をしておくことで自動的に災害情報の発信ができます。
模擬訓練の実施
災害発生時に滞りなく初動対応するために、事前に模擬配信を行うことができる機能です。事前の訓練を行うことにより、管理者および利用者が余裕をもってシステムを利用することができ、課題の確認も行えます。
おすすめの安否確認システム
そこでご紹介したいのが、セイコースクールが提供している連絡網システムエマージェンシーコールです。管理者である学校から伝えたい情報を関係者の方々に発信するシステムです。子どもを守るネットワークをサポートするコミュニケーション手段で、連絡事項の一斉配信や緊急時や災害時に安否確認のメッセージを送信をすることが可能です。既設のパソコンとインターネットの接続環境があれば簡単に運用を開始することができますので、新たな設備投資が不要です。そのため予算を申請することなく、導入コスト0円で連絡網システムを構築することが可能です。
固定電話・携帯電話・スマートフォン（iPhone/Android）・パソコン・FAXと受信端末に関わらず一斉に配信することができ、管理者が複数の連絡先へ情報を発信する煩わしさを解消します。発信後に情報が確認されているかどうかをリアルタイムで表示することが可能ですので、状況を一括でチェックでき管理もスムーズになります。データをエクセルにダウンロードすることもできるため、データを加工し集計する際に便利です。ロボットが合成音声で読み上げたメッセージや、人が読み上げたメッセージを固定電話へ連絡することも可能です。連絡を受け取る側が、パソコンやスマートフォンなどの機器に関してスキルが高くない場合でも、固定電話・携帯電話・FAXといった使い慣れた機器への送信もできるため汎用性が高いというメリットがあります。
エマージェンシーコールは一方的な配信だけではなく、質問形式のやりとりも可能です。例えば「お迎えが可能ですか」といった投げかけに対し「可能です」「不可能です」という2択の回答を準備し、集計するといった活用方法があります。内容は事前に登録しておき、繰り返し使用することができます。
データベースである個人情報はセキュリティーセンターで管理しています。個人情報の登録・修正は保護者側で行いますので、大切な個人情報を学校側で管理する必要はなく、安心してご利用いただけます。心臓部であるデータセンターは関東・関西２拠点におき同時運用をしていますので、大規模災害等により通信・電力インフラが喪失しても、全停止を避けるよう体制を整えています。
連絡先はメールアドレス・電話番号・Fax番号など、最大10か所と複数の登録が可能です。確認操作が行われるまで繰り返し連絡する機能により、受信側がメッセージを認知する機会が増え、高い回答率を維持しています。独自のサポートシステムで連絡網システム（エマージェンシーコール）のスムーズな導入をお手伝いしますので、安心してご利用いただけます。
生徒の安全を守る安否確認サービスを活用しましょう
災害発生時には速やかに生徒の安否を確認しておくことが、学校の管理者には求められます。震災や台風といった災害は想定外のことが多く、状況を予想することは大変難しいので、非常時に備えて準備をしておくことが重要です。事前に準備をしておくことにより、学校組織を早く通常の運営状態へ戻すことができます。今回のコラムをシステム導入検討の一助にしていただけたら幸いです。
